第一条 为了加强会计档案管理，规范会计档案管理工作，保证会计档案更好地为学院教学、科研和财务管理服务，有效地保护和利用会计档案，根据 《中华人民共和国会计法》和 《中华人民共和国档案法》的规定，结合学校实际，制定本办法。
第二条本管理办法适用学校财务处及有关部门会计档案管理。
第三条学校财务处负责对会计档案工作的指导、监督、检查。
第四条各部门必须加强对会计档案管理工作的领导，建立会计档案的立卷、归档、保管、查阅和销毁等管理制度，保证会计档案妥善保管、有序存放、方便查阅，严防毁损、散失和泄密。
第五条会计档案是指会计凭证，会计账簿和财务报告等会计核算专业材料，是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据。具体包括：
（一）会计凭证类：原始凭证，记账凭证、汇总凭证，其他会计凭证；
（二）会计账簿类：总账，明细账，日记账，固定资产卡片，辅助账簿，其他会计账薄；
（三）财务报告类：月度、季度、年度财务报告，包括会计报表、附表、附注及文字说明，其他财务报告；
（四）其他类：财务处缴销的各种发票及收费收据存根，银行存款余额调节表，银行对账单，会计档案移交清册，会计档案保管清册，会计档案销毁清册，各种财务数据光磁介质及有关经济合同等其他应归档的会计核算专业资料。
第六条各部门每年形成的会计档案，财务处要指定专人负责会计档案的日常管理，按照归档要求，负责整理立卷，装订成册，编制会计档案保管清册。出纳人员不得兼管会计档案。
第七条校外单位、校内其他部门查阅会计档案，应经主管财务工作的校领导或财务处处长批准，可以提供查阅或者复制。各部门保存的会计档案原件一般不得出借，如有特殊需要，须经校长签字、财务处负责人批准，方可办理借阅手续，并限期归还。严禁在会计档案上涂画、拆封和抽换。
第八条会计档案的保管期限分为永久、定期两类。定期保管期限分为 3年、5年、10年、15年、25年5类。（见附件）
会计档案的保管期限，从会计年度终了后的第一天算起。
第九条本办法规定的会计档案保管期限为最低保管期限，各类会计档案的保管原则上应当按照本办法附表所列期限执行。
各单位会计档案的具体名称如有同本办法附表所列档案名称不相符的，可以比照类似档案的保管期限办理。
第十条会计档案保管期满，需要销毁时，应组成鉴定小组，严格审查，除本办法第十一条规定的情形外，可以按照以下程序销毁：
（一）保管部门提出销毁意见，编制会计档案销毁清册，列明销毁会计档案的名称。卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、己保管期限、销毁时间等肉容；
（二）负责人在会计档案销毁清册上签署意见签名或盖章；
（三）销毁会计档案时，应当由学校综合档案室和财务部门共同派员监销；
（四）二级单位会计档案保管期满，需经主管校领导审查批准，由财务处派员监销；
（五）监销人在销毁会计档案前，应当按照会计档案销毁清册所列内容清点核对，所要销毁的会计档案销毁后，应当在会计档案销毁清册上签名盖章，并将监销情况书面报告校领导。
第十一条保管期满但未结清的债权债务原始凭证和涉及其他未了事项的原始凭证，不得销毁，应当单独抽出立卷，保管到未了事项完结时为止。单独抽出立卷的会计档案，应当在会计档案销毁清册和会计档案保管清册中列明。
正在项目建设期间的建设单位，其保管期满的会计档案不得销毁。
第十二条财务部门采用电子计算机进行会计核算的，应当保存打印出的纸质会计档案。具备保存条件的，应同时将光盘、磁盘、磁带等作为会计档案保存。
第十三条校内部门撤销、解散时，其撤销、解散前形成的会计档案应当及时移交。原部门未结清的会计事项所涉及的原始凭证，应当随其他档案一并移交保存，如有利用按规定办理借出手续。
第十四条校内单位分立后原单位存续的，其会计档案应当由分立后的存续方统一保管，其他方可查阅、复制与其业务相关的会计档察。部门分立中未结清的会计事项所涉及的原始凭证，应当单独抽出由业务相关方保存，并按规定办理交接手续。
第十五条校内部门之问因业务移交所涉及的会计档案，应当由原部门保管，承接业务部门可查阅、复制与其业务相关的会计档案，对其中未结清的会计事项所涉及的原始凭证，应当单独抽出由业务承接部门保存，并按规定办理交接手续。
第十六条单位之间交接会计档案的，交接双方应当办理会计档案交接手续。移交会计档案的单位，应当编制会计档案移交清册，列明应当移交的会计档案名称、编号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限等内容。
交接会计档案时，交接双方应当按照会计档案移交清册所列内容逐项交接，并由交接双方的单位负责人负责监交。交接完毕后，交接双方经办人和监交人应当在会计档案移交清册上签名或者盖章。
第十七条 建设单位在项目建设期间形成的会计档案，应当在办理竣工核算后移交给建设项目的接受单位，并按规定办理交接手续。
第十八条会计档案不得携带出境。
第十九条以下与财务会计核算相关的文件材料，应当执行文书档案管理规定，不通用本办法：
（一）学校年度财务预算；
（二）学校财务预算执行及考核情况；
（三）学校对外投资的文件及相关投资证明；
（四）学校年度收入分配的相关文件及资料；
（五）各类审计决定、报告及意见；
（六）上级部门下达的与经费有关的文书；
（七）国家及学校各项财务规章制度。
第二十条本办法由财务处负责解释。
第二十一条本办法自发布之日起执行。
2020年1月
SFAA