为了加强和规范信访工作，根据中共中央、国务院印发《信访工作条例》和《上海市信访条例》等有关规定，结合本校实际情况,特制订本细则。
第一章 总则
第一条 本细则所指的信访工作是指：学校有关部门通过接收群众来信、电子邮件、传真，接待群众来访、接听电话等渠道，受理对学校及工作部门反映情况,提出建议、意见或者投诉请求，检举控告学校工作人员，依法按照信访程序由学校有关部门处理解决的工作。
第二条 处理信访工作应贯彻的基本原则是：以事实为依据，以党和政府的政策、国家的法律为准绳的原则；区别情况，实事求是处理的原则；贯彻民主集中制，维护信访当事人的合法权利的原则；谁分管、谁负责，分级归口、及时办理的原则；解决实际问题与疏导教育相结合的原则。
第二章 信访工作的组织机构
第三条 学校的各级党组织、行政职能部门都负有接待群众信访的责任。按照分级归口原则，校信访办公室(隶属校党政办公室管辖)根据分工负责归口管理群众对学校及工作部门反映情况,提出建议、意见或者投诉请求的信访；校纪监审办公室负责归口管理群众检举控告学校党员、各级干部和工作人员违纪违规和复查申诉的信访。
第四条 各部门要明确一位负责人分管信访工作，确定一位兼职信访干部，使群众的来信来访及时、妥善、有效地得到处理。对于群众来电来信来访中提出的各类问题，各部门要认真负责地研究解决，任何人不得以任何理由推诿、拖延。
第三章 信访工作基本程序
第五条 处理群众来信(包括电子邮件)的基本程序是：拆信、阅信、摘要登记、分类办理、答复、归档。
1.拆信。当日来信，当日开封，不拖延、积压。拆封时要注意：一是对来信夹有各种证件、票证、现金等,要核查登记，与原信一起妥善保管；二是对来信有缺页、破损的，要注明情况；三是要注意保持信封和邮票的完整，以佐证投信的时间、地址；四是信封与信纸一并订,装订时信笺在前，信封在后，在信纸的左上角订钉。如属上级机关或其他部门转来办理的信件，随信的转办单应一并装订。电子邮件来信要打印邮件原稿装订,并保存邮件当前页。
2.阅信。准确领会来信的原意，根据来信内容，认真筛选出需要调查处理的问题，分出轻重缓急,提出分类处理的意见。
3.摘要登记。承办人员要即时填写来信(来电、来访)登记表，就来信编号，将来信人姓名、单位、职务、地址、来信日期、反映的主要问题和要求摘要登记，以便查找、统计和分析研究。
4.分类办理。根据不同的信件内容,批转给不同的相关部门处理。批转后校信访办要负责经常性的催办。处理完毕，要将结果报校分管领导阅批。
5.答复。除匿名信化名信外，对署名来信或有邮箱地址的来信，承办部门应根据校领导的阅批及时认真地给予答复。复信要防止简单化,力求亲切、适度和有针对性，体现党组织和学校对群众信访的重视。上级机关转来的信件，在办理后，应及时向上级机关汇报处理结果。
6.归档。来信处理结束，将原件、处理结果、答复要点等整理、立卷、归档。
第六条 接待群众来电来访的基本程序是:专人接待(接听)、登记、分类办理、答复、归档，具体要求同上。
第七条 各部门对接待群众来访和接听举报投诉电话，实行接待和接听人员首问负责制。承担接待群众来访、接听来电的工作人员要做到文明礼貌，耐心细致，认真倾听信访人倾诉，做好随记。接待来访和接听来电涉及重要情况和情节，要及时向信访人员复述确认，并及时将信访内容填写登记表后汇集到兼职信访干部那里，重要信访要及时向分管领导汇报请示。
第八条 对各种申诉性要求的群众来电，接听人须告知来电人一般不予口头受理申诉内容。接听人应要求来电人就申诉事项，向学校或所涉相关部门正式递交书面申诉材料。
第四章 几种特殊信访的处理
第九条 匿名(化名)信。对匿名(化名)信的处理要区别对待：没有具体指向事实或明确办理线索的匿名(化名)信可不予办理,暂时存查；对信中反映举报的内容有具体事实或者查处线索的，承办部门应按照信访处理程序予以认真核实办理。对内容反动的匿名(化名)信可转由后保处交公安部门处理。
第十条 联名信。对联名信的处理要指定专人及时督办，注意核实反映的情况，实事求是，妥善处理，并将处理结果及时通报署名人。努力防止转变成集体上访。
第十一条 集体上访。对三人以上的集体上访，信访接待人员要高度重视，所涉及部门要积极配合开展工作。对上访人数众多、所反映问题确属严重，可能造成社会影响的集体上访，有关部门要制定处理预案,成立临时工作小组，按照谁分管、谁负责，分级归口、及时办理和解决实际问题与疏导教育相结合的原则,积极妥善就地处理解决。对集体上访要随时向主管领导和上级报告情况。
第十二条 重复信访。对群众第一次来信未作处理答复或处理遗留问题而导致的重复信访，要按照信访工作原则和工作程序认真对待和积极处理；对信访人提出的不当或无理要求，要直接告知来信人，告知后仍然重复信访的,不再告知，信访件暂存。
第十三条 无理取闹等不良信访。无理取闹等不良信访是指来电来信来访者没有正当理由，企图借来电来信来访达到某种目的，或来电来信来访者所提要求在政策允许范围内和条件许可的情况下已给予合理解决，但依然纠缠不休影响公务的来电来信来访。对此类信访的处理，信访干部要在弄清实事的基础上，对信访人进行必要的民主权利和法制教育。对劝说无效者，可会同有关部门予以教育制止，若其行为属违法者，可交由后保处联系有关机关处理。对假借人民来信名义进行诈骗活动或从事其他违法活动者，应转由后保处交司法机关依法惩处。
第五章 信访干部的工作职责和要求
第十四条 学校信访工作人员工作职责是：
1.代表本单位和单位领导受理群众来信，接待接听校内、外群众来电来访；
2.按信访反映问题的性质和处理程序，准确及时转交给有关部门处理，并催办、检查、督促信访处理情况,答复告知信访人；
3.承办领导和上级信访部门交办的信访处理事项，及时上报处理结果；
4.积极分析研究本部门信访情况，向领导提供有价值的信访信息；
5.加强与信访工作涉及部门横向联系，密切协作，努力做到各部门齐抓共管；
6.处理信访做到手续完备。妥善保管信访办理原件材料，结案后及时归档；
7.严守机密，保护来信来电来访者的权益。
第十五条 学校信访工作人员应具备的基本要求是：热情耐心、客观冷静、坚持原则、积极应对、秉公办事、处理及时。
第六章 信访工作的时限和纪律
第十六条 一般的群众信访件应当在15日内办理,30日内办结；反映情况紧急、重要的信访件要立即办理；上级部门批转并要求报结果的复杂信访件一般60日内办结；如果情况复杂可以适当延长。下转的信访件要做好跟踪督办工作，信访工作要做到“件件有着落、事事有回音”。
第十七条 在信访处理过程中发现重要情况要随时向学校领导和上级机关报告；学校出现重大集体来访等紧急情况信访事件，经学校领导批准及时向上级机关报告。
第十八条 信访工作人员应遵循下列工作纪律：
1.不准擅自扣压、损毁群众信访材料；
2.不准向无关人员扩散群众信访材料；
3.未经领导批准，不得擅自办理举报类信访件；
4.准将群众控告举报类信访材料转给被举报人，或者向被举报人和无关人员泄露举报人的姓名、单位、住址等有关情况及举报内容；
5.不准在无保密措施的载体上存储、传递、处理控告举报类信访件；
6.不准向无关人员泄露上级部门和有关领导对群众信访件的批示及查核报告、内部讨论处理意见等情况；
7.不准接受信访当事人、被举报人及有关单位和人员的宴请、财物和其他不正当利益；
8.不准利用办理群众信访问题之机向当事人谋取私利；
9.不准擅自对群众信访件核对笔迹和进行文检；
10.信访工作人员违反上述纪律要求，要追究个人责任，并根据情节严肃处理。
第十九条 信访工作人员和分管领导在处理信访时涉及本人及其亲属的，本人必须回避。应当回避而未主动提出回避的，应视情节轻重给予批评教育或纪律处分。
第七章 附 则
第二十条 本细则由校信访办公室负责解释，并自颁布之日起实施。